Αποθεματικό κεφάλαιο είναι ένας ειδικός λογαριασμός που έχει συσταθεί για να βοηθήσει μια εταιρία να αντισταθμίσει ενδεχόμενες απώλειες σε λογαριασμούς του Ισολογισμού της ή σε περίπτωση μεταβολής της αξίας των πάγιων περιουσιακών στοιχείων της.

Πιο συγκεκριμένα, τα αποθεματικά είναι το μέρος των ετήσιων κερδών μιας εταιρείας που παρακρατούνται και σκοπός τους είναι να χρησιμοποιηθούν στο μέλλον μεταφέροντας τα σε ένα ειδικό λογαριασμό, ώστε να υπάρχει το απαραίτητο κεφάλαιο για την κάλυψη μελλοντικών ζημιών.

Για την επίτευξη αυτού του στόχου μπορεί να διατηρείται αποθεματικό κεφάλαιο για ομόλογα, δάνεια, ακίνητα, πληρωτέα μερίσματα, αποσβέσεις παγίων, επισφαλείς πελάτες, χρεόγραφα με ενέχυρο στεγαστικά δάνεια (mortgage backed securities), μετοχές (κοινές ή προνομιούχες) και άλλα περιουσιακά στοιχεία των οποίων η αγοραία αξία ενδέχεται να μειωθεί.

Αποσβέσεις και Επισφάλειες

Ορισμένα περιουσιακά στοιχεία μιας εταιρίας χάνουν την αξία τους (απόσβεση) μέσω της επαναλαμβανόμενης χρήσης μέχρι τελικά να καταστούν μη λειτουργικά και να αντικατασταθούν από νεότερο πάγιο εξοπλισμό.

Το αποθεματικό κεφάλαιο μπορεί να ελαχιστοποιήσει τις επιπτώσεις που έχει στην συνολική αξία της επιχείρησης, η σταδιακή υποτίμηση από την αρχική τιμή αγοράς του εξοπλισμού.

Επίσης ο λογαριασμός αυτός κάνει την αντικατάσταση του παλαιότερου εξοπλισμού πιο εύκολο από λογιστικής πλευράς.

Το αποθεματικό κεφάλαιο μπορεί, εκτός από τις αποσβέσεις, να χρησιμοποιηθεί και σε άλλες μεταβολές των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας, όπως η συσσώρευση επισφαλειών (bad debt). Ως επισφάλειες εδώ ορίζεται η αποτυχία της εταιρίας να ανακτήσει τον έλεγχο στοιχείων του Ενεργητικού της ή να εισπράξει χρήματα από προϊόντα, δάνεια ή υπηρεσίες που παρείχε στους πελάτες της.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, το κόστος της συνέχισης των προσπαθειών συλλογής των χρημάτων μπορεί να υπερβαίνει την αξία του εναπομένοντος χρέους. Όταν συμβαίνει αυτό, πολλές εταιρείες αποδέχονται την απώλεια και παραγράφουν (write off) το χρέος, μειώνοντας έτσι τη συνολική αξία του λογαριασμού Εισπρακτέοι Λογαριασμοί.

Με τη δημιουργία του λογαριασμού Αποθεματικό κεφάλαιο το οποίο δεσμεύει μέρος από τα κέρδη, ειδικά για αυτές τις περιπτώσεις, η επίπτωση των επισφαλειών ελαχιστοποιείται.

Παράδειγμα:
Όταν μια τράπεζα ή μια εισπρακτική εταιρία πιστεύει ότι ένα δάνειο τελικά δεν θα αποπληρωθεί, χρησιμοποιεί ένα μέρος του αποθεματικού κεφαλαίου (loan loss reserves), ίσο με την διαφορά της αρχικής και της νέας αγοραίας (μειωμένης) αξίας του δανείου, για να αντισταθμίσει τις απώλειες της.