Λογαριασμός είναι μια μονάδα αποθήκευσης ομοειδών χρηματοοικονομικών πληροφοριών.
Για κάθε στοιχείο των αποτελεσμάτων χρήσης της επιχείρησης, τηρείται ένας λογαριασμός στον οποίο αποθηκεύονται πληροφορίες για γεγονότα σχετικά με το συγκεκριμένοι στοιχείο.
Παράδειγμα:
Ανοίγει ένας λογαριασμός Ταμείο στον οποίο καταχωρούνται μόνο ταμειακά γεγονότα, δηλαδή χρεώσεις και πιστώσεις που έγιναν στα μετρητά της επιχείρησης.
Διακρίσεις λογαριασμών βάσει της ανάλυσης
Οι λογαριασμοί διακρίνονται ανάλογα με το πόσο αναλυτικοί είναι σε:
- Γενικούς / Πρωτοβάθμιους
- Ειδικούς / Αναλυτικούς
- Απλούς
- Περιληπτικούς (συγκεντρωτικούς)
Γενικοί / Πρωτοβάθμιοι λογαριασμοί
Είναι η συνοπτικότερη μορφή λογαριασμών οι οποίοι μπορούν να αναλυθούν σε εξειδικευμένους λογαριασμούς.
Οι λογαριασμοί ονομάζονται πρωτοβάθμιοι διότι αποτελούν την πρώτη βαθμίδα ανάλυσης των λογαριασμών η οποία αναλύεται στους δευτεροβάθμιους, τριτοβάθμιους λογαριασμούς.
Οι γενικοί / πρωτοβάθμιοι λογαριασμοί τηρούνται στο βιβλίο του γενικού Καθολικού της επιχείρησης.
Ειδικοί / Αναλυτικοί λογαριασμοί
είναι λογαριασμοί στους οποίους αναλύονται οι Γενικοί / Πρωτοβάθμιοι Λογαριασμοί. Οι λογαριασμοί αυτοί τηρούνται στα βιβλία των αναλυτικών καθολικών της επιχείρησης.
Απλοί λογαριασμοί
είναι αυτοί που δεν μπορούν να αναλυθούν περαιτέρω.
Περιληπτικοί Λογαριασμοί
είναι οι λογαριασμοί που μπορούν να αναλυθούν σε άλλους λογαριασμούς χαμηλότερων βαθμίδων.
Παράδειγμα:
πρωτοβάθμιος λογαριασμός:
Πελάτεςδευτεροβάθμιος λογαριασμός:
πελάτες εσωτερικού
πελάτες εξωτερικούτριτοβάθμιος λογαριασμός:
πελάτης Α
πελάτης Β
πελάτης Γ
Χαρακτηριστικά ενός Λογαριασμού
Κάθε λογαριασμός πρέπει να έχει:
- Ένα τίτλο που να αναφέρεται στο είδος των πληροφοριών που περιέχει (π.χ. πωλήσεις, μετοχικό κεφάλαιο, δάνειο)
- Ένα κωδικό αριθμό που να δείχνει τη διαβάθμιση και τη θέση του στο σύνολο των λογαριασμών. (Σύμφωνα με τα Γ.Λ.Σ., ο κωδικός αριθμός του λογαριασμού Εμπορεύματα είναι ο 20 και του λογαριασμού Αμοιβές και έξοδα προσωπικού ο 60)
- Την ημερομηνία καταχώρησης κάθε πληροφορίας.
- Τον αριθμό της σελίδας του ημερολογίου στην οποία είναι καταχωρημένη η ίδια πληροφορία.
- Επεξηγηματικά στοιχεία για τα γεγονότα στα οποία αναφέρονται οι σχετικές πληροφορίες. (αιτιολογία)
- Ενδείξεις των δικαιολογητικών εγγράφων κάθε γεγονότος. (αιτιολογία)
- Τα ποσά χρέωσης και τα ποσά πίστωσης κάθε συναλλαγής ή γεγονότος.
- Το χρεωστικό ή πιστωτικό υπόλοιπο του, που είναι η διαφορά ανάμεσα στα χρεωστικά και τα πιστωτικά ποσά.